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你如何突破市场炒作，为下一次公司活动选择合适的地点?这里有10个步骤，以及内部提示，可以帮助您成功地进行站点检查。

一个活动策划死后去了天堂。在天国之门，圣彼得也邀请她去看看地狱，这样她才能理解自己的选择。地狱看起来不错——事实上比天堂更好。她做出了选择，却发现自己被烈火和硫磺包围着。她抬头仰望天空，喊道:“这不是我以前见过的地狱。”“对不起，”圣彼得说，“那只是现场检查。”

开玩笑地说，为你的公司活动选择一个地点是计划一个活动最重要和最困难的部分之一。当他们在追求你的生意，你的客人将会体验到什么时，你如何区分这些美好的画面?

一旦你确定了你的活动目标，评估了你的参与者的需求，并将你的可能的场地缩小到两到叁个站点的简短列表，它通常会归结到最重要的站点检查。遵循这10条建议，你更有可能找到一个合适的场所，而不会陷入事件策划的地狱。

1.开始暗地里

出席者对场地的第一印象为接下来的活动奠定了基础。如果你在机场被豪华轿车接走，不去标准的前台办理登机手续，睡在升级的房间里，享受高端设施，你的第一印象可能会大不相同。

获得与会者将遇到的真实想法的最好方法是在“秘密模式”中启动站点检查。在你预定的旅行之前飞进去，先自己检查一下场地。

当你到达会场时，你的第一印象是什么?主入口是否受欢迎，是否有供参会者非正式会面的区域?如果这是酒店的财产，当你到达的时候，是否有人向你打招呼，问你是否需要帮助处理你的行李?前台人员充足吗?

当你在房子周围走动时，注意场地的方向标志。你能很容易找到路吗?还要确保场地是符合美国残疾人法(础顿础)的无障碍停车场、轮椅坡道、盲文标志等。

检查物业的状况——包括公共区域的地毯、窗帘和家具的清洁程度。在酒店的场地上，你可以进入正在打扫的房间，看看它们是否和你的房间和你在旅行中看到的其他房间一样。定期检查你的手机或平板电脑，看看是否有免费的奥颈-贵颈，或者是否覆盖范围缓慢且参差不齐。

2.请求正确的指导

当你安排你的官方旅行时，问一下你真正要合作的人(例如:如果你的销售人员认为你想听什么，他(她)就会告诉你。与你协商合同的那个人并不是在计划过程中跟踪你的那个人，你需要弄清楚那个人是否是你愿意与之共事的人。

您还需要请求与您一起工作的人员或人员的凭据和经验级别。我曾有过与不合格的设施经理共事的糟糕经历，在此期间，我把所有的时间都用在了酒店业的“语言”上，并且听到“我要检查一下，然后和你联系。”

3.做背景调查

当你开始参观时，问一下公共/功能区域的最后一次翻修是什么时候完成的，如果可以的话，问一下最近升级的卧室家具和床单的日期。我的同事玛格丽特·肯尼迪(Margaret Kennedy)是CMP的成员，她说，床上用品和床垫至少应该每五年更换一次——尤其是在入住率高的会议城市——其他装饰和化妆品更新至少应该每8到10年更换一次。

询问未来的建筑或翻新计划，以及这些计划是否会影响你的活动日期。目前该物业是待售还是待售?物业计划是否有变更管理，如果有，是什么时候?

在同一地点，了解其他组织将在你的活动中担任什么职务。在你的活动中，如果其他组承包相邻的空间，你能被通知吗?

还要询问场地内部供应商提供的服务和价格列表，如视听、电信和互联网、花卉和电脑租赁，并询问是否有任何供应商有提供这些服务的独家合同。排他性会扼杀竞争，并会大大提高价格。

4.你的活动照片

当你在函数空间中漫游时，想象一下你具体的事件安排。你的登记处在哪里?你会使用哪个会议室?你会在哪里建立你的展览大厅，举行招待宴会，舞台娱乐，或提供食物?如果这些功能中的任何一个在室外进行，在恶劣的天气情况下，有什么备用方案?你会在哪里找到员工办公室和扩音器的绿色房间?评估每个领域是否足以满足您的需求。

考虑到你需要的影音设备和食物、等级材料或服务站，确保得到准确的楼层平面图，最大限度地满足各种设置(如:接待处、剧院、教室、圆形、新月形等)和所有房间的官方消防规范。如果你的出席人数超过你最初的估计，设施是否有多余的空间?

问很多对于互联网接入和有线和无线网络连接的成本的问题。如果必要的话，让你的内部技术团队参与进来，以确保你已经充分评估了所有的互联网和电源需求。

参观你在活动期间使用的会议室。它们是在设备的同一层，还是分布在不同的楼层?如果电梯被用来在它们之间穿梭，那么在休息时间，电梯的数量是否足以让你的客人移动呢?

是否有足够的标牌给直接参会者?会议室附近有足够的洗手间吗?如果您的客人将得到小吃和餐点，那么会议室、展览厅和餐饮区之间的距离是多少?

留意房间的功能，因为它们与你的础痴需求有关。考虑内置的音响系统、数据端口、础痴和与会者的笔记本电脑等。检查是否有视觉障碍，如支架或灯具，以及相邻房间的声音出血问题，特别是如果房间是用折迭墙隔开的。

对与会者来说，温度总是一个“热点”。功能和会议室的温度是如何控制的，每个房间都有独立的恒温器吗?如果是的话，谁来控制它?

5.走在幕后

不要把你的访问限制在场馆想要带你去的地方;要求一个临时的参观“房子后面”，寻找清洁和组织。根据会议的类型，检查该物业的运输码头的通道、货运电梯的接近程度和容量、设施的货物接收和物料处理能力，以及仓库的位置和安全性。

确保会场内的会议家具、亚麻布、装饰品、道具等足够满足您的活动需要。确保这些家具的状况符合你的标准，因为许多场地已经延长这些项目的寿命，以节省金钱。

6.大快朵颐

食物质量对你的参会者来说很重要，你不希望干巴巴的叁文鱼成为你活动中最难忘的部分。考虑一下场馆的标准菜单，问问你是否可以与厨师或其他餐饮公司合作，为主题活动和有特殊饮食要求的参会者定制菜单。现在有这么多不同的食物需求(例如:纯素、无麸质、乳糖不耐症、坚果或海鲜过敏等)，有必要弄清楚哪些食物是标准的，哪些可能需要厨房的其他安排。

考虑设置一个品尝你可能提供的食物的项目来检查食物的质量和呈现。场馆的食品质量保证是什么?在预计的客人数量之上，它保证有多少数量?场馆何时要求最终出席人数?另外，你也可以询问一下最低的费用，无论是餐费还是活动费，因为餐饮是场馆收入的主要来源，在你协商住宿和会议室的时候也会考虑。

获取任何额外收费的清单，如行政费用、调酒师或咖啡师的人事费、使用你自己的餐饮服务供应商的收购费用、小费、酬金和销售税的标准百分比。并找出服务器与客人的比例，以确保人员配备足够。最后，通过订房服务来测试电话人员的友好程度、交货速度和菜单的质量。

7.满足员工

在经历了几年的不景气之后，酒店和其他场所都在压缩预算以提高收入，许多酒店都削减了员工数量。因此，要找出员工与客房的比例以及员工的平均工作时间。将这些数字与您正在考虑的其他属性进行比较。长寿是员工受到善待的一个很好的标志，也会反过来善待你的客人。特别重要的是要弄清楚设施的总经理和部门负责人在那里工作了多久，因为他们将在你的活动的成功中扮演重要的角色。

一定要去见宴会经理和队长，以及那些管理会议室陈设、床单、装饰、房间布置和餐饮服务的人。如果其它服务如础痴和滨苍迟别谤苍别迟是排他性的，也要与这些领域的管理人员会面。在你的活动中，它们都将是非常重要的接触点，以保持一切顺利和及时。如果适用于您的活动，请询问与您有工作关系的本地第叁方供应商的列表，如综合服务承包商、目的地管理公司、安全供应商和运输供应商，以便将您的客人从机场、酒店和活动之间转移。

了解一下场馆的工会合同有哪些限制，这些限制可能会影响你独自完成基本任务的能力，比如从笔记本电脑到投影仪运行标准的视频线缆，或者设置自己的投影屏幕。这些似乎是很小的细节，但当涉及到你的最终发票时，它们可以很快地计数。有一次，当我带着自己的有线电视去参加一个活动时，有人告诉我不能用它。取而代之的是，场地向我收取了50美元的有线电视租金，然后增加了劳动和服务费，以及税收。还有一次，我在莫斯康中心(Moscone Center)举办了一场午餐会，为了安装和拆卸一个简单的弹出式投影屏幕和LCD投影仪，我被收取了两个5小时的最低费用。

最后，问一问酒店员工是否属于集体谈判协议(工会成员)的一部分，如果是，他们当前的合同何时到期。如果他们的合同在你的活动之前或期间到期，那么很有可能发生罢工，这可能会破坏你的活动。

8.做一个安全检查

作为一名活动专业人士，你有责任确保你选择的场地对你的参会者是安全的。询问当地的犯罪率，获取场馆的安全和安保政策，并询问目前的安保人员水平。场地保安人员完成了哪些培训?它的安全官员是否接受过心肺复苏或除颤器的使用培训(如果现场有的话)?距离最近的医院和急诊室有多远?

注意走廊里的灯光，晚上被房间钥匙激活的有限通道门，停车场和停车场的照明。还要检查所有的消防出口是否有正确的标记和照明，并讨论场地的疏散程序。

9.检查引用

向你的销售代表询问最近在会场举办活动的叁位活动策划人的联系方式。并通过尝颈苍办别诲滨苍组或其他论坛，利用行业内的小道消息，获取场地的第一手资料。

如果在你的现场检查中出现机会，你可以向现场的其他会议策划者介绍你自己，他们可以分享他们对与场地的整体关系的见解。

10.好好笔记

确保您使用相同的矩阵在每个地点收集和记录信息。我喜欢做一个电子表格来比较我所考虑的场地的不同方面，有足够的空间在我游览的时候记下快速笔记。我还分析了我所参观的场馆的优势、劣势、机会和威胁。当我在做决定的过程中，我给每个属性拍了很多照片，以帮助我更新记忆。

尽管你的数百个问题可能会让你的导游筋疲力尽，但是仔细的检查和详细的分析应该能帮助你发现潜在场所珍珠般的外表背后的任何火药味和硫磺味。

一步一步的检查

以下是我对现场检查的10步方法的简要概述。使用它来指导你下次的场地检查，并帮助你为公司的活动选择最好的物业。

1。悄悄开始:在你预定的参观时间到来之前，要有足够的时间，观察酒店员工对你的态度，直到他们意识到你在那里进行现场检查。

2。要求合适的导游:如果你在现场预定了活动地点，要求现场导游是你真正要合作的人。

3所示。做一个背景调查:找出酒店最近更新的床上用品和床垫。一般来说，这些东西至少应该每五年换一次。

4所示。想象一下你的活动:考虑到任何视听设备或其他设备，获得精确的楼层平面图，最大限度地满足各种设置和所有房间的消防规范要求。

5。走到幕后:要求一个“房子后面”的临时旅行，寻找干净和组织。

6。周详:安排一次品尝你正在考虑为客人提供的食物，以检验食物的质量和呈现。另外，你也可以要求一份你可能产生的额外费用的清单。

7所示。与员工会面:一定要与宴会经理和机长会面，以及负责会议室陈设、床单、装饰、房间布置和餐饮服务的人员会面。

8。做一个安全检查:询问当地的犯罪率，获得一份场地的安全和安全政策，并询问目前的安全人员水平。

9。查阅参考资料:向你的销售代表询问最近在会场举办活动的叁位活动策划人的联系方式。联系这些人获得反馈和洞察力。

10。记好笔记:确保你使用相同的矩阵来收集和记录你访问的每个地点的信息。并且在你的访问结束后，多拍一些照片来帮助你恢复记忆。